Tempat: GS1 Thailand, Queen Sirkit National Convention Center Bangkok, Thailand
Waktu : 12 - 15 Januari 2009

Training ini merupakan kelanjutan dari kesepakatan MO Asia Pacific pada saat acara Asia Pacific Regional Forum 2008 di Melbourne Australia, dimana GS1 Thailand ditunjuk sebagai kordinator GS1 Traceability program untuk Asia Pacific termasuk didalamnya pengadaan training. Training yang berlangsung 4 hari dihadiri oleh 22 peserta dari Thailand, Malaysia, Indonesia, New Zealand, Vietnam dan Australia. Pengajar dari GS1 Global Office, Mr. Juan Pablo Vial dimana sebelumnya beliau bekerja pada GS1 Chile (Chile adalah Negara yang sudah menjalankan proses traceability untuk wine dan pisang ).

Traceability itu sendiri adalah kemampuan untuk memantau kedepan pergerakan barang di supply chain dan mentrace back/ menelusuri kembali asal usul produk tersebut. Tujuan training Global Traceability Conformance adalah untuk meningkatkan kemampuan para staf GS1 dalam bertindak sebagai GTC auditor dalam menilai perusahaan untuk peningkatan proses traceability mereka. Dalam training ini peserta juga belajar bagaimana merancang, merencanakan, menjalankan audit traceability yang efektif kemudian mengevaluasi dan mengkomunikasikan hasil audit yang didapat guna mengukur keberhasilan traceability didalam satu perusahaan.

Materi Pelatihan

Hari pertama, Senin 12 Januari 2009
Sesi Pertama
Membahas proses audit global traceability berdasarkan standar ISO 19011. Audit merupakan proses pendokumentasian secara sistimatik untuk mendapatkan audit evidence dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan kelanjutan audit tersebut masuk kedalam kriteria yang mana. Untuk menjadi seorang auditor dibutuhkan keahlian, profesionalisme dan integritas yang dapat dipercaya dan dapat menjaga kerahasiaan data.

Tahapan awal proses audit :

1. Menunjuk team leader audit.
2. Menentukan tujuan audit, scope dan kriteria.
3. Menentukan kemungkinan yang terjadi (faktor-faktor yang ada seperti informasi yang sesuai dan cukup untuk rencana audit tersebut, kerjasama yang baik dari auditee (organisasi yang sedang diaudit), waktu dan sumber yang cukup.
4. Memilih team audit.
5. Kontak pertama dengan auditee tujuannya untuk menjalin komunikasi dengan wakil dari auditee, mendapat persetujuan untuk melakukan audit, memberikan informasi mengenai waktu yang diusulkan dan komposisi/susunan team audit, meminta akses untuk dokumen yang bersangkutan termasuk laporan, mengetahui aturan keselamatan jika harus berkunjung ke lapangan/plant dan membuat rencana untuk pelaksanaan audit dan persetujuan untuk kehadiran observer dan guidance untuk audit.

Audit Activity / kegiatan audit

1. Menyiapkan kegiatan audit lapangan
   • Menyiapkan rencana audit mencakup hal sbb: tujuan , kriteria audit dan referensi dokumen yang ada, scope audit termasuk identifikasi organisasi, fungsi unit dan proses yang akan di audit, tanggal dan tempat dimana on-site audit activity akan dilakukan, waktu dan durasi yang diminta untuk on-site audit activity termasuk pertemuan dengan manajemen organisasi yang akan di audit dengan team audit dll.
   • Memberikan tugas kepada team audit, ketua team audit berdasarkan kesepakatan dengan team audit harus memberikan pada masing-masing anggota team tanggung jawab untuk memgaudit specific process, fungsi, site, area atau activity .
   • Menyiapkan dokumen kerja (ckecklist, form untuk mencatat informasi seperti bukti laporan, audit finding dan catatan meeting).
2. Melaksanakan on-site audit activity
   • melakukan opening meeting dilakukan bersama manajemen auditee tujuannya adalah untuk mengkonfirmasi rencana audit, memberikan ringkasan bagaimana proses audit akan berjalan, mengetahui jalur komunikasi/orang yang dihubungi dari perusahaan dan memberikan kesempatan kepada auditee untuk bertanya.
   • Komunikasi selama masa audit tergantung scope dan kompleksitas dari audit, diperlukan untuk membuat aturan formal dalam berkomunikasi diantara auditee dan team audit. Team audit menyampaikan secara periodik untuk bertukar informasi, perkembangan hasil audit.
   • Peran dan tanggung jawab guide dan observer, guide dan observer dapat menemani team audit tetapi mereka bukan bagian dari team itu. Apabila guide ditunjuk oleh auditee maka mereka harus membantu team audit dan bertindak atas permintaan ketua team audit.
   • Mengambil dan memverifikasi informasi, selama masa audit informasi yang relevan dengan tujuan audit, scope dan criteria termasuk informasi yang menghubungkan interface antara fungsi, kegiatan dan proses harus diambil bersama sample yang sesuai dan harus diverifikasi. Hanya informasi yang dapat diverifikasi yang dapat dijadikan audit evidence dan harus dicatat.
   • Menulis apa yang didapat dari hasil audit (ketidak sesuaian/ nonconformities dan bukti pendukung audit lainnya harus dicatat).
   • Menyiapkan kesimpulan audit
   • Melakukan closing meeting, dipimpin oleh ketua team audit untuk menyampaikan audit yang didapat dan kesimpulannya dengan cara yang dapat dimengerti mereka dan diakui serta disetujui oleh auditee.
   • Menyiapkan audit report, meminta persetujuan dan mendistrbusikannya.

Sesi kedua
Pada sesi kedua dibahas mengenai kunci identifikasi GS1 system seperti identifikasi trade item, unit logistik, asset dan aplikasi spesial lainnya. Kunci identifikasi GTIN menggunakan simbologi EAN-13 dan GTIN-14 digit dan juga dibahas simbologi lainnya seperti ITF-14, GS1-128, dan DataBar. Untuk materi tersebut diharapkan semua peserta sudah mendalami sebelumnya karena hal itu merupakan konsep dasar GS1 system.

Sesi ketiga
Pembahasan mengenai pengertian traceability secara umum. Saat ini kita hidup didunia global market dimana tidak ada lagi batasan sektor, negara dan benua. Pada saat yang sama dengan meningkatnya globalisasi akan juga meningkatkan kompleksitas proses bisnis, mulai dari benih/bibit hingga ke piring makan. Maraknya pemalsuan obat-obatan, kasus sapi gila/mad cow disease, adanya kandungan melamin dalam produk susu bayi dan kasus-kasus lainnya menjadikan proses traceabilty menjadi sangat penting untuk melindungi keselamatan konsumen. Dengan adanya kemampuan traceability terhadap produk kita dapat mengetahui asal produk mulai dari bahan mentah/raw material hingga ke ritel, sehingga jika terjadi masalah dengan produk tersebut dapat segera ditarik kembali peredarannya dengan mudah. Disebagian besar supply chain produk di tracking dan tracing menggunakan parameter production batch, serial number, distribution process (transport/ storage path).

Hari kedua, Selasa 13 Januari 2009
Sesi Pertama
Membahas mengenai GS1 Global Traceability Standard, dimana pada setiap akhir sesi peserta diberikan latihan test mengenai materi yang dipelajari pada hari itu.

Standar traceability yang ada saat ini

1. Codex (United Nation), traceability adalah alat yang dapat digunakan didalam sistem pemeriksaan dan sertifikasi makanan untuk melindungi konsumen terhadap bahan makanan berbahaya.
2. ISO/TC 34/WG 9, adalah traceability untuk agricultural food chain dan mempunyai prinsip umum untuk rancangan dan implementasi sistem traceability pada food dan feed.
3. ISO 220005, traceability pada food dan feed chain
4. GS1 Global Traceability Standard, dibuat untuk memenuhi kebutuhan yang sangat penting yaitu consumer safety.

Scope/jangkauan GS1 traceability :

• Menentukan proses yang terpisah dari pilihan teknologi yang ada sekarang ini.
• Menentukan persyaratan minimum untuk sistim traceability diseluruh perusahaan diberbagai sektor industri.
• Penjelasan mengenai standar GS1 yang digunakan sebagai alat manajemen informasi.
• Menyediakan komunikasi data dengan cepat mengenai traceable item diantara mitra bisnis.

Manfaat GS1 Global Traceability Standard
Konsumen mengharapkan produk yang dibeli aman dan berkualitas baik. Jika timbul masalah, dengan adanya aplikasi standar GS1 traceability akan memudahkan produsen maupun distributor untuk menempatkan produk yang tidak aman atau rusak dan menariknya kembali dari peredaran di jalur supply.

Terminology Traceability :
Traceability melewati supply chain terdiri dari;

• Internal Traceability yaitu proses yang hanya melibatkan internal perusahaan mulai dari penerimaan , proses produksi hingga pengiriman.
• External Traceability yaitu proses traceability yang melibatkan trading partner/mitra bisnis mulai dari sumber traceable item hingga ke penerima.

Pihak-pihak yang terlibat didalam proses traceability

• Carrier/ Third Party Logistics Provider (3PL), bertanggung jawab untuk pengiriman traceable item.
• Manufaktur/Produsen pertama menerima bahan mentah dan merubahnya (misalnya petani, tempat pemotongan atau pengemas yang menggabungkan produk dari beberapa petani, manufaktur yang memproses bahan baku makanan hingga produk akhir).
• Retailer/point of sale atau service operator yang berhubungan dengan konsumen akhir (misalnya retailer, healthcare provider, institusi, hotel, restaurant)
• Warehouse/distribution centre, bertanggung jawab untuk menangani dan menyimpan traceable item
• Authorities, pihak yang mengeluarkan peraturan untuk melindungi kepentingan umum.

Peranan pihak-pihak yang terlibat dalam proses traceability :

• Brand Owner, bertanggung jawab untuk memberikan penomoran GS1 System dan symbol bar code pada trade item.
• Traceability Data Creator menghasilkan informasi mengenai traceability
• Traceability Data Source menyediakan informasi mengenai traceability
• Traceability Data Recipient hak untuk melihat, menggunakan dan mendownload informasi traceability.
• Trace Request Initiator adalah orang yang memulai permintaan tracing.

Gambar. 1. Pihak-pihak yang terlibat didalam proses traceability

Identifikasi unik GS1 system yang digunakan dalam proses traceability adalah :

• GSIN (global shipment identification number) adalah penomoran yang digunakan untuk pengiriman/shipping.
• SSCC (serial shipping container code ) adalah penomoran pada unit logistic/pallet
• GTIN (global trade item number) adalah penomoran pada trade item/produk
• GTIN + SSCC
• GTIN + Batch/lot
• GTIN + Serial Number
• GLN + GTIN
• GLN + Batch/lot

Proses Traceability

Gambar. 2. Proses Traceability

Plan & Organise
Tentukan bagaimana cara membuat, mengambil, membagi dan menyimpan data traceability.
Tentukan bagaimana mengatur jaringan antara input, internal proses dan output.

Align Master Data
Buat identifikasi perusahaan
Buat identifikasi untuk lokasi fisik
Buat identifikasi trade item
Pertukaran master data

Record Traceability Data
Pencatatan data traceability dimulai pada saat manufaktur membutuhkan tambahan data inventory.
Langkah - langkah yang diambil ;

• Memberikan identifikasi kepada traceable item pada saat traceable item tersebut dibuat.
• Menggunakan identifikasi untuk pembawa traceable item atau didalam dokumen pendamping pada saat transformasi/perubahan bentuk.
• Ambil identifiakasi dari traceable item atau asset dari identifikasi carrier/pembawa pada saat traceable item dikirim dan diterima.
• Kumpulkan seluruh data lain termasuk informasi traceability dari sumber internal dan external dengan menggunakan metode.
• Share data traceablity yang relevan
• Simpan data traceability

Request Trace
Request trace dimulai apabila ada permintaan untuk proses tracing

Use Information
Dimulai apabila trading partner/mitra bisnis memutuskan untuk menggunakan informasi tersebut.

Global Traceability Conformance (GTC)
GTC adalah sebuah program yang dibangun untuk mereview sitim traceability melalui:

• Methodology, technical criteria dan technical document
• Berdasarkan GS1 Traceability Standard (GTS)
• Compliant dengan ISO 22005
• Optional dengan adanya persyaratan tambahan (BRC, SQF, IFS, HACCP dll )

GTC digunakan untuk self assessment, audit oleh MO GS1, audit oleh pihak ketiga dengan persetujuan MO dan sebagai GS1 Seal.
Yang ditawarkan oleh GTC adalah memfasilitasi penerapan GTS dan memastikan implementasi dilakukan dengan benar juga menyediakan kemungkinan untuk:

• Menentukan level minimum traceability untuk setiap pelaku di jalur supply chain
• Mempunyai pihak International dan independent sebagai referensi dan pengakuan.
• Penekanan pada regulasi international untuk traceability, standard body dan persyaratan komersial.
• Menjadi benchmark untuk traceability diantara mitra bisnis.

GS1 GTC Control Points & Compliance Criteria merupakan checklist yang berisi 95 control point dan dibagi dalam 12 bagian yang berbeda yaitu;

1. establishment of procedures for traceability
2. flow of material and product identification
3. internal and external information requirements for traceability
4. Documentation requirements and the instructions concerning their implementation
5. definition of structure and responsibilities for traceability inside the organization
6. Personnel training on traceability
7. supply chain coordination among trade partners
8. Monitoring on the traceability system
9. internal and external audits.
10. objectives definition of traceability system implemented
11. trade and traceable items definition
12. supply chain placement of the organization

GS1 GTC control point mendiagnosa prosedur (bagaimana traceability di dokumentasikan dan dilaporkan), operasi (bagaimana cara kerja traceability) dan informasi (informasi apa yang digunakan dan diberikan). GS1 GTC control point mengacu pada GS1 Global Traceability Standard dan ISO 22005 juga tunduk pada persyaratan traceability yang terdapat didalam International Food Regulation (EC 178-2000, 2002), HACCP (ISO 22000), IFS, BRC, E-Pedigree.

Proses Akreditasi Untuk Member Organisation GS1 (MO)

• GS1 MO mengirim permohonan akreditasi ke GS1 Global Office (GO) dengan melampirkan identifikasi GLN (alamat, telpon, e-mail), identifikasi perwakilan resmi (nama, ID card), identifikasi contact person (nama, ID card).
• GS1 GO mengirim informasi komersial dan peraturan GTC (global traceability conformance)
• GS1 MO mengkonfirmasi dan mengirim informasi akreditasi
• GS1 GO mengevaluasi kemungkinan dan kelayakan MO, jika dianggap layak maka GS1 GO akan mengeluarkan GTC akreditasi kepada MO tersebut. Jika gagal maka GS1 GO akan mengirim surat pemberitahuan penolakan. Evaluasi yang dilakukan meliputi :
  - Pengetahuan MO mengenai GS1 GTS
  - Pengetahuan mengenai ISO 22005:2007
  - Pengetahuan GS1 GTC Programme Regulation
  - Pengetahuan GS1 GTC Control Point & Compliance Criteria
  - GS1 MO yang sudah terakreditasi dapat memberikan akreditasi kepada auditor yang bekerja pada badan audit (audit body). Pemberian akreditasi dibawah mandat GS1 GO.
  

Sesi Kedua
Persiapan untuk Audit ke lapangan. Diberikan instruksi secara teori mengenai materi audit, rencana & kegiatan audit, audit checklist dan audit report. Perwakilan dari Betagro Foods Product International Co.Ltd hadir untuk memberikan informasi pendahuluan mengenai profile perusahaan mereka. Untuk acara audit yang akan dilakukan esok hari peserta dibagi menjadi 4 team audit dimana masing-masing team diberikan tugas mengaudit sesuai control point/checklist yang sudah ditentukan. Sore hari sebelum pulang setiap team harus mempresentasikan audit plan yang akan dilakukan besok.

Hari ketiga, 14 Januari 2009
On-Site Audit
Berangkat dari kantor GS1 Thailand menuju pabrik pengolahan Betagro Agro-Group PLC yaitu perusahaan yang memproses ayam beku (frozen food) di Lopburi Province ditempuh menggunakan bus selama 21/2 jam. Sampai disana dilakukan meeting pembuka yang dibawakan oleh team Betagro dilanjutkan oleh Mr. Juan Pablo Vial selaku ketua team auditor.
Setiap team mendapat tugas untuk mengaudit proses traceablity yang dijalankan mereka apakah sudah sesuai dengan GTC checklist. Proses audit dibagi dalam dua sesi :

1. Pengambilan informasi
   Setiap group melakukan tanya jawab dengan pihak Betagro berdasarkan GTC checklist yang sudah ditentukan. Tanya jawab dilakukan di ruang meeting
2. Observation of activities
   Setiap group meninjau langsung ke production line berdasarkan GTC checklist masing-masing dimulai dari proses penerimaan bahan mentah/raw material, tumbling/marinate yaitu pemberian rasa pada bahan mentah, cooking/pemasakan (goreng & bakar menggunakan charcoal/arang), freezing, packaging, warehousing hingga produk yang siap dikirim.

Data yang didapat dari proses audit kemudian dibuat laporan dan kesimpulan untuk kemudian dipresentasikan oleh masing-masing group dihadapan seluruh tim auditor dan kebetulan untuk tim kami yang mendapat tugas presentasi adalah saya sendiri.

Foto bersama seluruh tim audit traceability

Hari keempat, 15 Januari 2009

Pagi hari diadakan ujian akhir / final exam untuk mengevaluasi apakah materi training yang sudah diberikan selama dua hari dapat diterima peserta dengan baik. Siang hari setelah makan siang para peserta diberikan sertifikat dari GS1 Global Office dan diharapkan dari pengetahuan yang didapat mengenai traceability audit & assesment para peserta dapat memulai program tersebut dinegara masing-masing. Acara hari itu ditutup dengan diskusi mengenai langkah MO Asia Pacific selanjutnya untuk program GS1 Traceability Standard ini. Dari diskusi tersebut dapat diambil kesimpulan ;

• Akreditasi untuk MO dan Auditor diberikan oleh GS1 Global Office , sehingga MO yang sudah terakreditasi dapat mengaudit perusahaan dan menyatakan perusahaan tersebut apakah sudah memenuhi atau belum standar GTC check-list.
• Juan Pablo Vial, trainer untuk GTC telah menghabiskan waktu hampir satu tahun untuk membuat GS1 GTC check-list. Menurut MO Asia Pacific yang sebagian besar bahasa asalnya bukan bahasa Inggris merasa kesulitan memahami maksud beberapa item yang terdapat didalam check-list tersebut, sehingga GS1 Australia dan New Zealand sepakat untuk menyederhanakan item-item tertentu agar lebih mudah dimengerti.
• Memberikan latihan dan aktifitas dalam group kepada peserta training akan mempermudah peserta untuk menangkap isi materi training dan juga memberikan kesempatan untuk melatih kecakapan berbahasa Inggris bagi peserta yang bahasa asalnya bukan bahasa Inggris sekaligus mempererat hubungan diantara MO GS1.